O que é ERP e como escolher essa ferramenta de gestão

O que é ERP?

ERP é uma sigla derivada de Enterprise Resource Planning que pode ser traduzido como “Planejamento dos Recursos Corporativos”. Para entender melhor a definição e o funcionamento do Software ERP, podemos dizer que sua finalidade é gerir todos os processos da empresa em um único sistema.

O sistema ERP também integra e automatiza os dados dos diversos departamentos e dos fluxos de processos das atividades desempenhadas dentro dos ambientes empresariais, tais como: Finanças; Contabilidade; Capital Humano; Fabricação / Produção; Marketing e Vendas.

Os sistemas ERP são capazes de concentrar as informações em um só lugar, já que foram desenvolvidos com objetivo de solucionar os problemas de integração dos dados, bem como resolver as questões sobre a disponibilidade e a confiabilidade dessas informações. Isso porque incorporam em um só sistema as funcionalidades que suportam os vários processos de uma transação em uma empresa.

 

Um pouco da história do ERP

Antes de existirem os sistemas ERP, as empresas contavam com sistemas MRP — Planejamento das Necessidades de Materiais (Materials Requirement Planning) — que eram utilizados para o cálculo das necessidades de materiais para a produção.
A partir do uso dessa funcionalidade, o software MRP foi evoluídao para MRP II.

Atualmente, o MRP II é conhecido como “Planejamento dos Recursos de Manufatura” (Manufacturing Resources Planning), e a partir do uso dessa funcionalidade, se agregaram a ele novos módulos como:

• Programação-mestre da produção;
• Cálculo básico de necessidades de capacidade;
• Cálculo detalhado de necessidade de capacidade;
• Controle do chão de fábrica; controle de compras;
• Planejamento de operações e vendas.

Dessa forma, informações pertinentes sobre manufatura foram extraídas dando apoio aos tomadores de decisão que agora contam com dados fidedignos proporcionados pelo MRP II.

A evolução não parou por aí. Mais módulos também foram incorporados ao MRP II, tais como: Gerenciamento dos Recursos Humanos; Vendas e Distribuição; Finanças e Controladoria; indo para além dos dados que compreendiam somente os da manufatura.

Portanto, o MRP II é um sistema que viabiliza o cálculo das quantidades dos recursos de manufatura, tais como: materiais, pessoas, equipamentos, etc. O MRP também faz uma previsão dos momentos em que tais recursos são necessários, facilitando a formação mínima de estoque e cumprindo com mais precisão os prazos de entrega dos produtos.

O que uma solução MRP deve propor para a sua empresa:

• Software validável pela Anvisa;
• Processo de fabricação;
• Periodicidade da produção por produto;
• Horários de entrega;
• Consideração de estoque mínimo;
• Lotes em produção ou liberados;
• Controle de lote econômico;
• Auditorias de processos de fabricação;
• Acompanhamento de produtividade;
• Análise de custos da produção;
• Posições e níveis de estoque;
• Transações de recebimento;
• Transferências e baixas;
• Alocações de materiais produtivos;
• Gestão de materiais não produtivos;
• Calendário da produção: dias úteis, não úteis e turnos;
• Rastreabilidade total – desde a matéria prima até o cliente final;
• Visualização de planejamento de lotes previstos por data, produto e quantidades.

No cenário da evolução do MRP II, um fluxo de informações sobre toda a empresa trafegava com mais velocidade, abrindo caminho para o surgimento do sistema ERP.

Tecnicamente, hoje, são os sistemas integrados de fábrica que permitem aos gestores fazerem a gestão de estoque e, ainda, apoiam estratégias que envolvem o planejamento de produção e planejamento de compras, entre outros.

Vale ressaltar que a integração de atividades entre setores distintos, e a análise sistêmica da empresa, facilita a tomada de decisão em virtude dos relatórios gerais e segmentados que uma solução ERP proporciona.

O surgimento dos sistemas ERP foi marcado por vários aspectos, sendo um deles a possibilidade de integrar as diversas áreas funcionais de uma companhia — produção, marketing, finanças e recursos humanos — bem como as operacionais, e do planejamento estratégico e tático, provocando percepções diferentes do negócio a partir do conhecimento e do acesso às informações existentes.

Por volta de 1990, um grande número de sistemas ERPs foram incorporados a fazer parte de diversas empresas, devido às pressões competitivas que elas sofriam — e ainda sofrem — e da necessidade em reduzir custos. Mas, para isso acontecer era necessário integrar suas informações, sendo possível somente com os avanços tecnológicos.

Hoje, os sistemas ERPs estão em alta e as empresas podem contar com as várias funcionalidades e com a acessibilidade que eles proporcionam.

Contudo, também há uma grande oferta de sistemas de gestão empresarial no mercado, dificultando a escolha pelo melhor.

Em contrapartida, pequenas e médias empresas também têm poder de compra para adquirir soluções tecnológicas, o que antes era possível somente para aquelas empresas que tinham recursos financeiros suficientes para investir em atualização tecnológica nos sistemas de informação.

E por falar em evolução, a tendência atual no que se refere aà sistemas de informações gerenciais é de não apenas administrar as informações da empresa, mas de fazer toda a gestão da cadeia de suprimentos, envolvendo o planejamento estratégico e tático, inteiramente para cada cadeia, além da administração das questões operacionais para a empresa.

Dada sua importância em um negócio, vale destacar: Cadeia de suprimentos é o mesmo que Supply Chain Management (SCM). É a esfera onde ocorre a gestão das informações sobre materiais e finanças. Tudo gira em um processo onde os dados e negociações trafegam entre as atividades de fornecedores para produtores / fabricantes, bem como dos atacadistas para os varejistas, até chegar ao final do fluxo que é o cliente ou consumidor final.

Já faz parte da história do sistemas de gestão ERP o e-business, que modificou as práticas de compras, negociação e distribuição.

Novos mercados foram acessados, também novos fornecedores surgiram e se tornaram conhecidos devido ao novo modelo de negócio que envolve a internet.

Isso permitiu que a comunicação fluísse mais rapidamente, transformando a forma de gerir a cadeia de suprimentos.

O universo virtual também modificou o comportamento dos clientes, ou seja, do consumidor final, que agora tem muito mais acesso à informação.

Os consumidores tornaram-se mais exigentes com prazos, qualidade, custos, forma de pagamento, entre outros. Esste fator também colabora para um novo pensar sobre as práticas de logística, já que as estratégias de marketing de relacionamento são baseadas na satisfação do cliente.

Principais benefícios de um sistema ERP

• Tráfego rápido e preciso da comunicação entre os setores;
• Tomadas de decisão baseada na análise fidedigna de dados e dos processos;
• Segurança da informação dos dados, principalmente quando o software ERP está na nuvem, evitando a exploração por hackers:
  • ERP protegido pela criptografia: Proteção contra ataques maliciosos ao sistema;
  • ERP protegidos por Firewalls: Identificação e bloqueamento dos ataques maliciosos;
  • ERP com acesso restrito: Credenciamento, identificação e monitoramento de usuários chave.
• Aumento na rentabilidade da empresa;
• Integridade e confiabilidade nas informações adquiridas por meio do sistema ERP que integram todas as áreas de uma empresa;
• ERPs muitas vezes são parametrizáveis, podendo suas funcionalidades existentes no sistema atual serem adaptadas ao perfil da sua empresa. Nestse caso, é necessário o desenvolvimento e integração das novas rotinas e dos processos do negócio ao ERP;
• Os sistemas ERP adaptam-se à realidade brasileira no que diz respeito às obrigações legais;
• Os sistemas ERP geralmente são versionados, e periodicamente atualizados (upgrades) para agregarem melhorias, correções de problemas e erros do sistema;
• Automatização e padronização de processo: que muitas vezes eram feitos de forma manual ou pouco produtiva;
• Redução de estoque: possibilidade de adquirir somente os produtos necessários nas quantidades certas e, ainda, aquisição de matéria-prima com preços menores e com qualidade;
• Otimização de mão de obra: , profissionais podem ser melhor aproveitados, uma vez que muitas das tarefas manuais serão realizadas pelo ERP;
• Auxílio às tomadas de decisões, podendo utilizar os KPIs (Key Performance Indicators), para a análise e identificação dos gargalos e problemas, tornando mais fácil descobrir o melhor caminho para solucioná-los resolvê-los entender quais são asl é o caminho e medidas para solucioná-los;
• Diminuição de erros ao se adotar um único sistema ERP, consolidando informações, a fim de evitar duplicidade de imputação de dados.

O que há de mais novo sobre os ERPs envolve o modelo On-Premise ou On-Cloud, então fique por dentro dessa modernidade!

A evolução da tecnologia não para, mesmo porque as empresas também evoluem seus processos e a sua forma de pensar, assim como passam a ter novas necessidades.

Pode-se afirmar que organizações de diversos portes estão buscando por soluções que as permitam ter foco nas atividades estratégicas; otimizar a performance; a ter mais estabilidade, escalabilidade e aumentar o espaço de armazenamento.

Qual é a diferença entre ERP On-Premise ou On-Cloud?

Os novos objetivos empresariais desencadeiam o próximo upgrade que envolve os sistemas ERPs, que, ao invés de serem instalados localmente — ERP On-Premise — em servidores dentro das próprias empresas, passam a ser hospedados em um datacenter externo à empresa, em solução de cloud pública.

Esta é a definição do termo ERP na nuvem, em inglês ERP On-Cloud, ou Cloud Servers, ou ainda On-Demand. Neste caso, a operação é 100% em tempo real de forma on-line, que pode ser acessado de qualquer dispositivo e em qualquer lugar,  eliminando a necessidade de hardwares e até de softwares acessórios ou secundários.

Existem vantagens e desvantagens entre a modalidade On-Premise e On-Cloud. Há que se fazer uma avaliação que envolve investimentos financeiros versus estratégias competitivas.

No caso de se optar por uma solução On-Cloud, gastos com hardwares e licenças são eliminados e a implantação tende a ficar bem mais em conta.

Mas como confiar na segurança dos dados de sua empresa uma vez retidos sob a gestão da empresa contratante?

E ainda há uma outra pergunta que pode começar a responder a este questionamento: seus dados estarão seguros se estiverem sob a gestão de sua empresa? Será? Fique de olho, pois manter o servidor físico não evitará a imperícia da sua equipe de TI.

O conselho é avaliar as regras de segurança de sua empresa no que se refere à segurança dos dados e avaliar a idoneidade de seu fornecedor no momento de contratação de um ERP na nuvem.

Em geral, as empresas que oferecem este tipo de serviço em nuvem treinam seu time de TI para ser capaz de prevenir os datacenters contra ataques de hackers e também desenvolvem camadas extras de proteção, se atentando aos processos e às metodologias para tornar o ambiente seguro para os dados de seus clientes, afinal a responsabilidade é toda dela.

De fato, hospedar solução ERPs 100 % na nuvem é uma tendência, mas há perfis de clientes que preferem o ERP On-Premise, pois tendem ser um ERP personalizado com mais facilidade e instalados com mais etapas, facilitando a forma de pagamento. Ou seja, depende da necessidade de cada empresa e da condição de negociação de cada software house que tem que disponibilizar mais mão de obra, a qual  envolve, por exemplo, profissionais de TI.

Além disso, é necessário fazer um investimento em infraestrutura de TI, o que requer maior tempo de implantação e configuração dos módulos que compõem um ERP. Servidores físicos requerem manutenção, gastos com energia, treinamento de equipe.

Sabendo que hospedar ERP 100% na nuvem é um tendência de mercado, apresentando, ainda, uma vantagem que é a contenção de custos. Cloud Servers podem utilizar um método de pagamento e cobrança que se baseiam no ritmo em que requisições, ativações e desativações de serviços são demandados. Dito isso, cabe a cada gestor tomar a decisão.

Mais evolução: o que é Inteligência Artificial e o que os sistemas ERPs têm a ver com isso?

Inteligência Artificial (IA ou AI) é um assunto contemporâneo e se apresenta como o tiro certeiro para empresas e/ou indústrias que desejam utilizar tecnologias digitais avançadas para transformar seus modelos de negócios, suas principais operações e a de seus clientes.

A Inteligência Artificial é mais um avanço das novas tecnologias que surgem muito por causa da constante otimização dos processos.

Trata-se de um recurso cada vez mais empregado para amplificar o desempenho e eficiência dos sistemas ERP, que como já foi dito é utilizado por grande parte do mercado.

A Inteligência Artificial performa utilizando dados registrados em um sistema ERP, isto é, em um banco de dados, e passa a interpretá-los. Além disso, ela é capaz de absorver padrões de comportamentos dos humanos quanto ao uso de um determinado software, por exemplo.

Sendo assim, uma vez que a forma como uma pessoa interage com determinada ferramenta foi assimilada em conjunto com o uso de dados e algoritmos, ela estará preparada para realizar tarefas rotineiras que antes eram feitas por um profissional.

Para exemplificar a situação acima, através da Inteligência Artificial é possível fazer cotações de preço junto a vários fornecedores e encontrar os melhores preços e a forma de pagamento ideal, tudo dentro do objetivo ou metas de cada empresa, seguindo horários, monitorando rotas de entregas, gestão de notas fiscais etc. Imagine com que velocidade e com que qualidade tudo isto pode acontecer!

Diante dessa ilustração, a percepção é de que na combinação da IA com outras tecnologias digitais, em especial a Big Data Analytics, é que a tradicional cadeia de valor se moverá na direção de novas experiências, novos modelos de negócios e de novas fontes de receita, viabilizando a personalização dos produtos e serviços.

Os gestores, portanto continuarão a ser autores dessa história que envolve a tecnologia. E agora, com a Inteligência Artificial poderão deixar o cérebro funcionar e ter muitos insights para gerir com sabedoria as empresas do futuro.

Quais são os módulos do sistema ERP?

Um ERP é dividido em diferentes partes para tornar mais viável o fluxo de informações de vários níveis de complexidade dentro de uma empresa, possibilitando, além de uma melhor performance, a tomada de decisão baseada em dados, o que garante mais assertividade para os gestores.

Os módulos de uma solução ERP compõem a ferramenta de forma geral, e quando todos eles estão instalados, funcionam como engrenagens em uma máquina.

Em outras palavras, trata-se de um complexo de funcionalidades necessárias para automatizar processos de um negócio. Sendo assim, a solução ERP modular se torna mais flexível e permite uma manutenção e instalação com melhor desempenho, podendo até ser implantado aos poucos.

Implantar um ERP por etapas, segundo as primeiras necessidades de um empresa, é uma das vantagens de um sistema ERP modular, já que a implantação pode levar dias, isto é, alguns módulos podem ser implantados priorizando algumas áreas. Se é melhor começar a implantação pelo departamento financeiro ao mesmo tempo que se implanta o estoque, não tem problema, essta condição vai depender de cada caso.

Em síntese, a modularização torna mais prático a padronização e a automatização de processos, e melhorando a eficiência das operações.

Sistema ERP para Finanças

O sistema ERP para finanças é utilizado por diferentes tipos de empresas com objetivo de garantir a estabilidade das operações financeiras e a rentabilidade dos recursos aplicados. Tudo isso em tempo real, o que possibilita decisões mais ágeis e inteligentes.

Contas a receber

• Gestão dos títulos a pagar e a receber;
• Gestão da movimentação bancária;
  Fluxo de caixa;
• Orçamento financeiro;
• CNAB;
• DDA;
• Conciliação bancária;
• Controle de adiantamentos e devoluções;
• Gestão de contratos de empréstimos e leasing;
• Controle de cheques;
• Gestão de cobrança;
• Geração de boletos automaticamente;
• Simulações em cenários no fluxo de caixa e ciclo financeiro;
• Suprimento de valores;
• Geração de títulos previstos a partir de autorizações de fornecimento para fluxo de caixa.

Controle Bancário

• Lançamentos contábeis;
• Aplicações e resgates;
• Conciliação automática;
• Comunicação eletrônica;
• Transferências entre contas correntes;
• Administração do caixa de forma centralizada;
• Relatórios de acordo com a necessidade de cada usuário;
• Planejamento das entradas e saídas previstas no período.

Fluxo de caixa

• Comissões;
• Controle multimoedas;
• Saldos em contas correntes;
• Aplicações / Resgates futuros;
• Antecipações ou postergações;
• Títulos em atraso e títulos provisórios;
• Integração de contas a pagar e a receber;
• Títulos dos pedidos de compra e venda em cCarteira;
• Simulação financeira com a entrada hipotética de empréstimos.

Orçamento financeiro

• Consolidação dos dados da organização;
• Tomada de decisões exibidas em vários níveis:
  • Regional;
  • Supervisor;
  • Filial;
• Envio automático dos relatórios gerenciais por e-mail para usuários-chaves, como os proprietários das empresa e diretores;
• Relatório para análise do desempenho de compras, financeiro e contábil, considerando a inflação;
• Controle de níveis de estoque;
• Painéis de indicadores para gestão da organização;
• Principais indicadores financeiros disponíveis em dispositivos móveis.

Suprimento de valores

• Acertos de viagens;
• Controle de adiantamento financeiro;
• Acertos de despesas;
• Contabilização de despesas de viagens;
• Devoluções de valores;
• Agilidade nos acertos de contas, sem perdas de informações financeiras.

Sistema ERP para Controladoria

O sistema ERP para controladoria é utilizado para geração de obrigações fiscais e um de seus benefícios é proporcionar tranquilidade na entrega contábil, em vários níveis organizacionais. O ideal é que funcione de maneira integrada ao controle patrimonial da empresa.

Fiscal

• Emissão de notas fiscais de saída, ECF e DANFE;
• Transmissão eletrônica de notas fiscais;
• Emissão em contingência;
• Geração de documentos de saída;
• Geração de movimentos de estoque, financeiros, fiscais e contábeis;
• Gestão de múltiplos tipos de operações;
• Consistências fiscais;
• Geração e pré-validação de obrigações acessórias;
• Integração de impostos a recolher com o financeiro e geração de guias;
• Gestão e apuração de todos os regimes fiscais;
• Controle de documentos através da gestão do mapa de apuração;
• Geração de inventário de estoque;
• Parametrização por NCM.

Contábil

• Acompanhamento orçamentário com comparativo de custo previsto e realizado;
• Conceito de multi moeda;
• Gestão de todas as ocorrências contábeis;
• Atendimento às legislações e obrigações acessórias;
• Consolidação das informações em vários níveis organizacionais;
• Conceitos de contabilidade fiscal e gerencial;
• Gerador de demonstrativo de resultados;
• Plano de contas integrado com a Receita;
• Análise vertical – indicadores de balanço;
• Possibilidade de vários planos de contas.

Ativos

• Imobilização e depreciação de bens;
• Reavaliação de bens;
• Transferência contábil e física;
• Baixa de vendas com apuração de perda ou ganho;
• Fechamento Ccontábil e operacional mensal;
• Importação dos bens de planilha Excel;
• Informações de localização física de bens, quantidade, centro de custo, movimentação pela empresa, etc;
• Mapa de depreciação por setor, filial, centro de custo e empresa;
• Controle de apólices de seguros.

Sistema ERP para Capital Humano

O sistema ERP para gestão do capital humano é uma associação de habilidades, métodos, políticas, técnicas e práticas, definidas, com o objetivo de administrar os comportamentos internos e potencializar o capital humano.

Gestão de carreira e remuneração

• Estrutura dos cargos através de competências e habilidades;
• Atualizações individuais ou coletivas nas remunerações;
• Projeções e comparativos de cargos e grupos de cargos x colaborador, orçamentos, comparativos de índices salariais, progressões de salários, entre outros;
• Gestão de benefícios: vale-transporte, planos de saúde e parcerias.

Gestão de treinamentos

• A distância – e-learning;
• Presenciais, internos ou externos;
• Necessidades de treinamentos;
• Plano de capacitação.

Performance e clima organizacional

• Plano de desenvolvimento pessoal;
• Mapeamento de habilidades, relacionando elementos de conhecimento;
• Avaliação de competências a partir da estrutura de cargos, considerando habilidades e condutas pré-determinadas para cada posto de trabalho.

Segurança do trabalho

• Dispositivos de prevenção de acidentes e combate à incêndios, agentes e riscos ambientais;
• Validade de equipamentos, inclusive de segurança e EPI´s;
• Treinamentos: utilização de dispositivos de segurança, performance diante de riscos, prevenção de acidentes, postura e cumprimento de plano de ação contra acidentes.

Saúde e Medicina

• Administração de planos de saúde;
• Gestão de exames periódicos preventivos, prontuários, laudos de medicações, perfil previdenciário, controle de afastamentos, atestados, CAT, PPRA, PCMSO, EPI´s e EPC´s;
• Histórico de funções e exposições de intensidade, medicamentos, diagnósticos e ocorrências.

Controle de frequência

• Apontamento e abono;
• Administração de banco de horas;
  Folha de pagamento;
• Registro de visitantes;
• Recrutamento.

Recrutamento

• Tabela hierárquica de postos, funções e históricos dos colaboradores;
• Talentos categorizados para buscas com diferentes filtros: idade, sexo, formação, habilidades, entre outros;
• Agendamento, entrevistas e testes.

Folha de pagamento

• Emissão de informes anuais, declarações e holerites;
• Cálculos: 13º salários, planejamento de férias, benefícios e comissões;
• Ponto: ausências, banco de horas, horas extras, FGTS e refeições;
• Pagamentos: contábil, financeiro, obrigações mensais, anuais e encargos, obrigações fiscais.

Sistema ERP para Produção / Fabricação

Sistema ERP para gestão da produção é utilizado para o gerenciamento do ciclo de vida de um produto desde a sua concepção, desenvolvimento e manufatura, permitindo que ajafazendo o processo dea rastreabilidade antes, durante e pós- produção, controlando todos os custos e recursos envolvidos.

Planejamento da produção

• ANVISA – Software validável;
• MRPI e MRPII;
• Periodicidade da produção por produto;
• Controle de utilização de recursos:
  • Geração das necessidades de compras;
  • Geração do plano de produção;
  • Controle de turnos de trabalho;
  • Controle de refugo;
  • Controle de prioridades na produção.

Qualidade da produção

• Lotes indisponíveis em quarentena;
• Análises e testes para liberação;
• Auditoria de produto;
• Rastreabilidade completa do lote;
• Rastreabilidade de envolvidos na manipulação;
• Controle de teor de matéria-prima;
• Emissão de certificados de análise;
• Bloqueio de produtos reprovados;
• Emissão de ordens de compras e ordens de fabricação;
• Abertura de desvios com aprovação posterior da função Qualidade.

O que é Sistema ERP para Marketing

O sistema ERP para marketing é utilizado para o gerenciamento de estratégias de marketing e alinhamento de processos de todas áreas com a área de comunicação, focando e mensurando metas até que sejam alcançadas.

Marketing

• Organização de as informações referentes aos clientes;
• Envio de newsletter;
• Acompanhamento de propostas e orçamentos;
• Histórico de leads e compartilhamento de informações com a equipe comercial;
• Relatórios com informações-chave de retorno do investimento das ações de marketing.

Sistema ERP para Vendas

O sistema ERP de vendas é usado para que haja integração entre os pedidos de venda e expedição, proporcionando mais mobilidade para a área comercial, que reflete em agilidade e confiabilidade para as organizações.

Além disso, o módulo de vendas fornece informações sobre a rentabilidade completa do pedido e sobre a composição de preço, equilibrando o valor de um produto em relação a outro, levando em conta as taxas e impostos a serem aplicados.

Expedição

• Automatização do processo de roteirização;
• Gestão dos pedidos – follow-up;
• Expedição por grade, rota, cliente e veículo;
• Emissão de etiquetas;
• Separação e expedição por código de barras;
• Análise de pré-carga e acompanhamento de embarque;
• Integração com Google Maps para análise de itinerário;
• Controle e aprovação para devoluções de mercadorias;
• Rastreabilidade de lotes;
• Monitoramento de transferências entre almoxarifados;
• Acompanhamento da saída de vendas e devoluções;
• NF-e e CT-e;
• Webservices de comunicação;
• Transmissão ilimitada, sem cobranças adicionais.

Pedido de venda

• Curva ABC por produto e cliente;
• Tabela de preço personalizada por cliente e grupo;
• Formação de preço fixo, variável e flutuante automática;
• Gestão e follow-up de pedidos;
• Comissão para equipe de vendas;
• Pedidos mobile;
• Gestão de pré-venda;
• Acompanhamento e comparativo meta X venda;
• Consulta de histórico e posição financeira por cliente;
• Consulta lotes disponíveis e reserva lotes de acordo com vencimentos;
• Cálculo do imposto no lançamento do pedido;
• Definição de meta de vendas por período, volume e valor monetário;
• Rentabilidade do pedido: definição de margens, grade de cores para monitoramento e workflow.

Sistema ERP para Cadeia de Suprimentos

O sistema ERP para gestão da cadeia de suprimentos (supply chain) é utilizado no gerenciamento da demanda de compras, seguindo orçamentos e alçadas. Também é usado na consolidação de valores, avaliação das melhores condições e integração entre compradores e fornecedores através de um e-commerce, por exemplo.

Compras

• Periodicidade de entrega;
• Embalagens preferenciais;
• Controle de marcas e qualificação de produtos e fornecedores;
• Limite e estoque de segurança;
• Limites de alçadas;
• Geração das necessidades automaticamente pelo MRP.

Suprimentos

• Entregas ponto a ponto e via operador logístico;
• Qualificação de fornecedores;
• Cotação online multi-moedas;
• Apuração de melhores compras;
• Workflow de compras;
• Autorização de fornecimento ponto a ponto;
• Autorização de fornecimento operador logístico.

Documentos fiscais

• Geração de movimentos de estoque, financeiros, fiscais e contábeis;
• Importação de arquivos XML recebido dos fornecedores;
• Manifestação do destinatário – sincronização com a SEFAZ;
• Gestão e follow-up das compras através do cruzamento com as autorizações de fornecimento;
• Geração dos dados fiscais automaticamente de acordo com as regras.

Indicadores

• Relatórios gerenciais;
• Pedidos de compras por fornecedor;
• Compras por grupo;
• Compras por tipo;
• Orçamentos de X pedidos por mês.

Qualidades

• Qualificação dos fornecedores;
• Melhores preços;
• Garantia das entregas;
• Tolerâncias para não conformidades;
• Auditoria e testes de produto.

Documentos fiscais

• Automatização do processo de roteirização;
• Geração de movimentos de estoque, financeiros, fiscais e contábeis;
• Geração dos dados fiscais automaticamente de acordo com as regras;
• Gestão dos pedidos – follow-up;
• Expedição por grade, rota, cliente e veículo;
• Emissão de etiquetas;
• Separação e expedição por código de barras;
• Integração com Google Maps para análise de itinerário;
• Controle e aprovação de devolução de mercadorias;
• NF-e;
• Integração com o SEFAZ;
• Consistências fiscais na entrada de documentos;
• Possibilidade de realizar lançamentos offline.

Estoque

• Controle de lote e validade;
• Controle de localização e endereçamento;
• Múltiplos estoques e depósitos;
• Rastreabilidade de lote;
• Rotinas de auditorias de estoque – estoque cego;
• Acompanhamento e workflow de custos;
• Estoque mínimo e estoque de segurança;
• Transferências entre estoques;
• Gestão da movimentação do estoque;
• Controle de estoque de terceiros.

Qualidade das compras

• Análise de entregas de mercadorias;
• Procedimento automatizado;
• Análise de valores negociados;
• Garantia do cumprimento da meta de orçamento;
• Registro de conformidades e não conformidades;
• Qualificação de fornecedores;
• Análise de características dos produtos no momento da compras;
• Bloqueio de fornecedores quando houver divergência de valores;
• Avaliação de preços: produto que rende mais ou traz melhor resultado;
• Geração de pedidos de compra considerando a real necessidade de materiais para a produção.

O que é gestão empresarial?

Gestão empresarial é ir além do universo técnico e administrativo no que se refere ao planejamento e aos objetivos da empresa. Afinal, uma gestão empresarial eficiente aplica a um negócio ações e estratégias bem desenhadas.

E para isso acontecer utiliza-se recursos financeiros, estruturais e humanos, sendo que também é necessário conhecer os processos e ser capaz de modificá-los no momento oportuno. De igual modo, é pertinente acompanhar o mercado, a concorrência e a movimentação dos clientes e dos consumidores.

O alvo é o crescimento saudável e contínuo da organização, e se preciso for, adquirir um novo ERP pode ser a saída. Avalie bem seu fornecedor de ERP. Nem sempre o mais caro é o melhor e vice-versa.

Guia sobre implantação de sistemas ERP

Ao se adquirir um sistema ERP, é importantíssimo pensar também nos processos de implantação dessa ferramenta de gestão empresarial.

O processo de implantação requer o atendimento de tantas demandas que, ao concluir essta tarefa, esquecemos o que ele se propunha a fazer ou o que ele deveria fazer.

Para que esse conhecimento fique bem acessível, é preciso entender bem do que se trata para que não ocorra o fato de ter comprado algo que não atende bem às necessidades da da sua empresa.

A cultura e os objetivos de uma empresa é fator relevante para se considerar o início da implantação de um sistema ERP, seja ele no modelo On-Premise ou On-Cloud.

Claramente, é necessário fazer um alinhamento sobre as premissas e expectativas de cada equipe, pois a mudança mexe bastante com a performance e cabeça de todos. A implantação de um ERP traz mudança de paradigma, e a diretoria, os gestores e equipe técnica devem estar engajados para absorver o novo sistema, considerando que o ERP foi bem avaliado e escolhido como aporte para o crescimento da empresa.

“Lima et al. (2000) afirma que o sucesso na implantação do sistema depende da forma de alinhamento entre software, cultura e objetivos de negócio da empresa. Dessa forma, é necessário ter: boa gerência; comprometimento da alta administração e dos proprietários dos processos; articulação entre os objetivos do projeto e expectativas de mudança da organização; e os usuários devem compreender a mudança. Portanto, deve-se realizar uma avaliação do sistema mais adequado à empresa.”

É imprescindível considerar que um sistema ERP deve ser implantado por profissionais que tenham estudado bastante o negócio de sua empresa e, é claro, que tenha profundo conhecimento da ferramenta que vai implantar.

Implantar um novo ERP pode parecer ruim devido ao esforço que se deve empenhar, mas o custo-benefício deve ser levado em conta sempre. A essa altura, o tomador de decisão já deve ter feito todas as análises junto aos fornecedores e deve ter se decidido pela melhor opção de ERP. Mais abaixo você terá mais explicações sobre o assunto implantação.

É preciso contextualizar que nenhum gestor se propõe a mudar de ERP sem entender que essa decisão é para trazer mais resultados e competitividade para a organização.

Além dos tomadores de decisão terem que saber o que é um ERP, é fundamental entender sobre gestão de empresas.

As 4 dúvidas mais frequentes quanto à implantação de um ERP e qual é o melhor software são:

1. Sistema: Qual sistema e qual a melhor opção do mercado?
2. Investimento: Qual o preço do sistema e o que irá agregar para sua empresa?
3. Fornecedor: O fornecedor é confiável? Qual experiência de mercado e qualidade no suporte?
4. Implantação: Como será o processo de implantação e quais dificuldades você enfrentará?

Um bom software ERP precisa ser escolhido segundo vários critérios e, de acordo com uma pesquisa realizada pelo ERP Software Blog, podemos ver os principais pontos pesquisados.

É importante também destacar que essta pesquisa separa os usuários que estão implantando o sistema ERP pela primeira vez, daqueles que estão numa segunda tentativa. Isso mostrará a relevância dada a cada critério e como o nível de importância dos fatores se modificou após a primeira experiência.

Veja os principais critérios para a escolha de um ERP avaliados pela pesquisa na tabela abaixo

 

Outro fator importante é fazer um levantamento dos requisitos não funcionais. É importante conversar com os envolvidos para identificar as necessidades e levar em conta o que será preciso fazer.

Os requisitos não funcionais, mas que são importantes em um ERP se dividem em:

Usabilidade: É o termo que define as facilidades que as pessoas precisam para realizar as tarefas no software, ou seja, é toda a experiência de uso com o produto.

Confiabilidade: Relacionado àa frequência e severidade de uma falha e precisão para realizar e manter o seu funcionamento.

Performance: São condições para realizar determinadas funções, associadas ao tempo de resposta e utilização de recursos de hardware e software.

Suportabilidade: São as características comportamentais, facilidade de manutenção e execução em diferentes plataformas operacionais.

Qual é o melhor ERP para a sua empresa?

1. Para quê esse software será utilizado?
2. Ele atende bem ao seu segmento? Um ERP pode variar bastante em custos e em funcionalidades, e ainda, com os módulos a serem adquiridos. Isto é, com número de usuários e até mesmo com seu modelo de negócios. Avalie a reputação da empresa fornecedora, bem como da solução ERP comercializada por ela. Procure por cases de sucesso, e tente visitar alguns de seus clientes.
3. É muito importante que se escolha a de desenvolvimento de software que tem condições de manter o ERP atual e que seja capaz de arcar com os acordos e contratos por longo período.
4. Você já fez mapeamento dos seus processos? Verifique se a maioria dos seus processos se encaixam ao que o ERP oferece.
5. Qual é o seu orçamento? Avalie o custo – benefício e o ROI – Retorno do investimento. Fique atento, pois o ERP pode até ser um investimento alto, mas com o tempo — determine o tempo — ele pode se pagar, uma vez que proporciona rentabilidade alta.. Sendo assim, considere as automatizações, as reduções de custos e os retrabalhos que o ERP proporcionará. Prepare-se para arcar com o investimento e evitar que esse investimento saia do seu controle.
6. Verifique o modelo de implantação da empresa fornecedora de ERP. Também avalie o que ela oferece como suporte técnico e como funciona a metodologia de treinamentos da sua equipe. Os treinamentos podem ser feitos por um EAD — Ensino a Distância — o que pode ser bem mais em conta.
7. Considere se a implantação pode ser feita por etapas e/ ou por módulos, de acordo com o perfil de sua empresa e para que não atrase o andamento de seu negócio. Avalie ter seu ERP na nuvem ou não.
8. Cada empresa tem suas particularidades e por isso um modelo de avaliação não será suficiente. Basicamente, resta ao gestor a dura tarefa de pesquisar muito e não tomar uma decisão apressada. Sendo relevante assistir muitas apresentações e fazer questionamentos, além de ter bem documentadas as propostas.

O que você precisa saber antes da implantação de ERP?

A implantação de um ERP é  complexa e lenta na maioria das vezes. Por isso, esses processos devem ser avaliados cautelosamente pelos empresários, pois a aquisição de um novo sistema ou a integração de novos sistemas a um ERP é composta por várias etapas, tanto para o empresário, quanto para a empresa desenvolvedora.

Principais problemas na implantação de um sistema ERP

Infelizmente, existem muitos fatores que dificultam ou inviabilizam a implantação de um ERP. Alguns desses problemas são identificados no próprio ambiente de implantação, como:

• Falta de envolvimento do usuário;
• Falta de apoio da direção;
• Problemas na identificação das necessidades do cliente;
• Mau planejamento;
• Falta de expectativas realistas;
• Marcos intermediários;
• Falta de uma equipe competente;
• Falta de comprometimento;
• Perda do foco;
• Equipe desmotivada;
• Falta de infraestrutura adequada;
• Falta de qualificação da equipe usuária.

Essas questões também acontecem com a empresa responsável pela implantação do ERP, por isso é muito importante escolher a empresa desenvolvedora.

Os problemas são causados, principalmente, pela má compreensão das reais necessidades das corporações, o que muitas vezes prolongam o processo de implantação e, consequentemente, atrasam os processos internos das empresas, tornando o ambiente de implantação caótico e mais favorável ao erro.

Algumas dessas causas são:

• Falta de gerenciamento da expectativa do cliente;
• Falha no levantamento de requisitos;
• Prazos mal definidos;
• Falta de suporte técnico;
• Falta de pessoal qualificado para o processo;
• Falha na comunicação entre empresas.

Principais vantagens de implantar um software ERP

Nesse momento, muitas pessoas devem estar questionando como devem fazer e como aprofundar nesse assunto para não cometer enganos. Sem dúvidas, é preciso consultar os profissionais da empresa fornecedora de ERP e buscar conteúdos idôneos a respeito do assunto.

Lembre-se: adquirir e implantar um software ERP interconectado traz muitas vantagens.

Conheça algumas delas:

• Eliminação do uso de interfaces manuais;
• Otimização do fluxo de informação dentro da organização (eficiência);
• Otimização do processo de tomada de decisão;
• Eliminação da redundância de atividades;
• Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado;
• Redução das incertezas do Lead Time;
• Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos; internos da empresa;
• Redução do tempo dos processos gerenciais;
• Otimização das compras;
• Qualificação de fornecedores;
• Redução de estoque;
• Redução de custos;
• Aumento da produtividade;
• Aumento no lucro, a médio e longo prazo;
• Gerenciamento centralizado em um único sistema;
• Implantação – “o tempo não resolve tudo”;
• Software ERP para empresa.

O processo de implantação de um sistema de ERP é trabalhoso para ambos os lados, e precisa durar o tempo estipulado., Eentão muito cuidado ao determinar prazos.

Por mais que existam consultores vendendo sonhos à sua empresa, argumentando que em pouquíssimos meses todo o seu sistema estará implantado, integrado e funcionando, duvide! Existem vários fatores internos e externos que não são considerados por ambas as partes e que tornarão esse processo longo, estressante e cansativo.

Esses fatores podem e devem ser evitados por ambas as partes, principalmente pela empresa que fica responsável pela implantação do sistema. Portanto, é dever dessa empresa esclarecer alguns pontos para seus clientes a respeito dos processos necessários para a implantação do ERP e fazer uma análise de requisitos detalhada. Quanto ao empresário, ele deve se responsabilizar por entender os processos que ocorrem dentro de sua empresa e saber o que realmente é necessário e viável.

Por mais que o processo de implantação de um ERP pareça estressante, considere esse processo essencial para o crescimento, já que a ferramenta vai ajudá-lo a ter controle sobre os vários processos de uma empresa.

Quais são os problemas com a troca de um ERP?

Muitas vezes, existe, sim, a necessidade de troca de um sistema ERP, mas é bom ressaltar que desafios pela frente aparecerão. Sabendo que um ERP é um composto complexo de sistemas no que se diz respeito ao volume de informações, funcionalidades e estratégias.

Comumente, na implantação de um ERP é necessário fazer a análise dos processos atuais que leva muito tempo. E ainda, vale destacar que por um período curto de tempo a equipe tenha que trabalhar no sistema antigo e no novo. Havendo a necessidade de uniformização do entendimento de todos participantes da implantação.

Além disso, os novos sistemas ERP muitas vezes requerem mudanças nos atuais processos, sejam eles administrativos ou produtivos, afinal eles têm que se adaptar ao sistema em determinados aspectos e vice-versa.

É preciso cautela ao decidir implementar tais mudanças, já que é importante que elas estejam alinhadas aos objetivos de sua empresa.

Com a automação, muitos dos processos que eram feitos de forma manual passarão a ser realizados de forma automática. Isso mexe com as pessoas e pode causar estranheza e necessidade de aceitação. É nesse momento que o gestor deve observar o comportamento dos profissionais, requerendo, em alguns casos, um treinamento de reciclagem.

Seus profissionais podem se sentir inseguros e resistentes às mudanças e o que elas representam, podendo ter alguma resistência. Por isso, ter um programa de treinamento intensivo pode ser determinante para o sucesso do novo ERP.

Outro problema que pode ser enfrentado na mudança de um ERP é o alto investimento que foi feito. Isso impacta bastante, por isso é importante conhecer bem seu negócio, lembrando que o retorno do investimento (ROI) deve estar bem claro, senão será um tiro no pé.

Seu parceiro tecnológico deve ser bem avaliado quanto à idoneidade, tempo de mercado, principais clientes, know-how no seu tipo de negócio, tipo de tecnologia, capacidade de se manter atualizados, road map, isto é, onde seu fornecedor quer chegar e quando pretende chegar ao objetivo.

Lembre-se que quanto mais completo e multifuncional for o ERP a ser adquirido, mais certeza você terá de atingir seu potencial de otimização.

Vá além de avaliar somente o preço de aquisição. Considere adquirir os softwares mais completos e personalizáveis, que facilitam a integração entre os setores administrativo, produtivo e financeiro.

Se você está pronto para enfrentar as complicações que adquirir um novo ERP traz, saiba que, com um planejamento bem desenhado, metas bem definidas e com o apoio do RH de sua empresa as questões podem ser resolvidas com assertividade.

Sem o apoio do RH, as falhas de comunicação podem ocasionar perdas financeiras graves, além de causar retrabalho, causando insatisfação dos gestores e dos colaboradores. Seria ideal que o RH envolvesse as pessoas que utilizarão a ferramenta, isto é, desde o início das suas pesquisas por um novo ERP.

Ouça o que seus profissionais têm a dizer quanto a customizações, por exemplo. É indispensável também que se tenha o suporte da alta gestão, afinal, a implementação de um ERP pode levar meses e envolve custos.

Conclusão

Um sistema de ERP é um ativo importantíssimo na gestão empresarial e do conhecimento corporativo. Dessa forma, acreditamos que com os esclarecimentos a respeito do ERP você pode tomar decisões importantes sobre implantar ou trocar um ERP.

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As soluções Teknisa são unificadas e integradas e estão implantadas em grandes players do mercado Food Service. Os sistema ERP para gestão empresarial possui estruturas customizáveis, modulares e flexíveis e foram desenvolvidas nas plataformas web e mobile, promovendo a assertividade e agilidade na tomada de decisão.

Quer fazer uma avaliação conosco? Entre em contato! E, sim, podemos agendar uma visita em um de nossos clientes. Vamos bater um papo?

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Este artigo O que é ERP e como escolher essa ferramenta de gestão foi publicado originalmente no site Teknisa.

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